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如何提高效率?40位40岁以下商界精英给出建议

如何提高效率?40位40岁以下商界精英给出建议

Declan Harty 2021年09月16日
面对新冠疫情带来的巨大压力,这些年轻的精英是怎么应对的?

新冠疫情期间的生活对任何人来说都不容易,其中也包括今年《财富》杂志评选出的全球40位40岁以下商界精英。

过去的18个月给人们带来了无尽的焦虑,日益增多的新冠确诊病例和令人感到恐惧的新闻报道,这一切都让工作变得更有挑战性。但我们最新一期评选出的“全球40位40岁以下商界精英”,在面对如此巨大的苦难时,有人成功开发出新冠疫苗,有人赢得了普利策奖(Pulitzer Prize),还有人正在经营一家市值390亿美元的公司。为了了解这些精英们的成功秘诀,我们邀请他们分享了提高效率的最佳建议。以下是他们提供的建议。

做好规划

梅根·奎恩,39岁,Niantic公司首席运营官

我尽量给每天确定一个主题。我每周一会专注于处理内部领导力会议,以及与直接下属进行[面对面]沟通。这些会议将确定一周工作的重点,并保证所有人步调一致。每周二主要是与外部合作伙伴的会议,周三和周四进行内部审查,周五召开全公司大会和制定长期规划。Niantic正处于飞速发展的阶段,因此每天都在招兵买马。

我的日程决定了我每天的生活。我可能从早到晚都在开会,所以我每周会提前安排好可以单独完成的工作,并尽量留出周五下午的时间做好收尾工作或者最后时刻的紧急沟通。这听起来非常高明,事实上也的确如此——确定每天工作的主题能够让每周的工作多一些可预测性,进而保证我可以有效利用自己的时间和精力,尽量避免任务切换。

费姬·西莫,35岁,Instacart公司首席执行官

首先,我每周会拿出一个小时明确这一周的目标,并考虑需要优先处理的任务。我还会保证每周的安排“有规则可循”,使我的团队和[我本人]能够提前了解每天的主题和会议内容。最重要的是,我每周会拿出大量学习时间,让自己始终可以提前掌握必要的知识,为公司做出最佳决策。

杰西卡·拉什,38岁,塔吉特(Target)高级设计总监

我的做法是列清单,这当然不算是创新。我做任何事情都会列一份清单,这让我的大脑和生活都变得井井有条。我通过清单还能够确定首先需要完成的重要任务(以及哪些任务可以往后面排一排)。

明确目标

凯安娜·施密德尔,36岁,Wayfair全球文化与包容性主管

为团队和主要的利益相关者确定统一的优先任务。如果你拿出足够的时间列出一份优先事项清单,并且由团队(直接下属和同事等)和主要利益相关者对清单进行完善,你就能够更容易确定哪些任务可以推迟到什么时候完成或者需要做出哪些调整。确定清单之后,优先考虑各项任务之间的深层关系,因为这能够帮助你在第一时间更好地校准结果。

积极行动

埃德·杨,39岁,《大西洋月刊》(The Atlantic)特约撰稿人

在一天的最后,在状态下滑的时候要停止工作。我喜欢在写作的中途停下来,这样在第二天早上就可以快速进入状态,而不必面对空白屏幕带来的恐惧。

排除干扰

汉密尔顿·贝内特,36岁,Moderna疫苗分配与合作伙伴高级总监

专注于对你重要的、能够给你带来激励的事情。我们很容易被一些微不足道的任务所干扰,让我们以为自己很有效率,或许当时会很有成就感,毕竟谁不喜欢对着任务清单逐项打钩的快感呢?但我们最终却牺牲掉了以目标为导向的工作效率和我们的潜力。如果你的工作可以激励你,你就总会找到保证工作效率的新方法。

拉吉·坎纳潘,30岁,青年美国基金会(Young America’s Foundation)创业与自由企业中心总监

把不必要的任务放在一边。我们每天会遇到许多选择,比如我们需要决定在各种项目、义务、优先事项等等花费多少时间。我发现你可以拒绝许多项目,把主要精力用于完成最重要的工作,这些工作能够让我所在的组织为改善人们的生活创造更大的价值。

设定最后期限

科迪·霍纳尼安,30岁,学生债务危机中心(Student Debt Crisis Center)计划主任

设定最后期限可以帮助你实现你想得到的结果。我们从事的倡议工作需要快速响应,许多项目会因为新闻或政策变化发生偏离。这意味着我们必须足够灵活,能够及时调整规则。尽管如此,设定一个最后期限可以给我们施加压力,促使我们保证工作效率。

退一步,海阔天空

阿里安娜·辛普森,30岁,安德森-霍洛维茨(Andreessen Horowitz)普通合伙人

有时候我们会不堪重负,有时候你需要承认自己效率低下。

面对一个棘手的问题,当你第二天早上精力充沛的时候再来看它,你会发现它不再难以解决。承认自己需要暂停工作,拿出时间去考虑其他事情,或者休息一番,让自己精力充沛地开始工作、解决问题。

本杰明·巴克尔,23岁,美国保护联盟(American Conservation Coalition)创始人兼总裁

留出属于自己的时间,并且不必因此有任何负罪感。今天人们最大的失败之一是不断加班让自己变得筋疲力尽。如果你总是能够给自己留出时间,你就会发现自己将变得更有效率,而且会比以前快乐十倍。你应该得到良好的睡眠,暂时忘掉工作,用心维护自己的人际关系。

如果你不在这些事情上花心思,你在职业上的成功也将难以长久,而且你的工作效率也会不断下降。(财富中文网)

译者:刘进龙

审校:汪皓

新冠疫情期间的生活对任何人来说都不容易,其中也包括今年《财富》杂志评选出的全球40位40岁以下商界精英。

过去的18个月给人们带来了无尽的焦虑,日益增多的新冠确诊病例和令人感到恐惧的新闻报道,这一切都让工作变得更有挑战性。但我们最新一期评选出的“全球40位40岁以下商界精英”,在面对如此巨大的苦难时,有人成功开发出新冠疫苗,有人赢得了普利策奖(Pulitzer Prize),还有人正在经营一家市值390亿美元的公司。为了了解这些精英们的成功秘诀,我们邀请他们分享了提高效率的最佳建议。以下是他们提供的建议。

做好规划

梅根·奎恩,39岁,Niantic公司首席运营官

我尽量给每天确定一个主题。我每周一会专注于处理内部领导力会议,以及与直接下属进行[面对面]沟通。这些会议将确定一周工作的重点,并保证所有人步调一致。每周二主要是与外部合作伙伴的会议,周三和周四进行内部审查,周五召开全公司大会和制定长期规划。Niantic正处于飞速发展的阶段,因此每天都在招兵买马。

我的日程决定了我每天的生活。我可能从早到晚都在开会,所以我每周会提前安排好可以单独完成的工作,并尽量留出周五下午的时间做好收尾工作或者最后时刻的紧急沟通。这听起来非常高明,事实上也的确如此——确定每天工作的主题能够让每周的工作多一些可预测性,进而保证我可以有效利用自己的时间和精力,尽量避免任务切换。

费姬·西莫,35岁,Instacart公司首席执行官

首先,我每周会拿出一个小时明确这一周的目标,并考虑需要优先处理的任务。我还会保证每周的安排“有规则可循”,使我的团队和[我本人]能够提前了解每天的主题和会议内容。最重要的是,我每周会拿出大量学习时间,让自己始终可以提前掌握必要的知识,为公司做出最佳决策。

杰西卡·拉什,38岁,塔吉特(Target)高级设计总监

我的做法是列清单,这当然不算是创新。我做任何事情都会列一份清单,这让我的大脑和生活都变得井井有条。我通过清单还能够确定首先需要完成的重要任务(以及哪些任务可以往后面排一排)。

明确目标

凯安娜·施密德尔,36岁,Wayfair全球文化与包容性主管

为团队和主要的利益相关者确定统一的优先任务。如果你拿出足够的时间列出一份优先事项清单,并且由团队(直接下属和同事等)和主要利益相关者对清单进行完善,你就能够更容易确定哪些任务可以推迟到什么时候完成或者需要做出哪些调整。确定清单之后,优先考虑各项任务之间的深层关系,因为这能够帮助你在第一时间更好地校准结果。

积极行动

埃德·杨,39岁,《大西洋月刊》(The Atlantic)特约撰稿人

在一天的最后,在状态下滑的时候要停止工作。我喜欢在写作的中途停下来,这样在第二天早上就可以快速进入状态,而不必面对空白屏幕带来的恐惧。

排除干扰

汉密尔顿·贝内特,36岁,Moderna疫苗分配与合作伙伴高级总监

专注于对你重要的、能够给你带来激励的事情。我们很容易被一些微不足道的任务所干扰,让我们以为自己很有效率,或许当时会很有成就感,毕竟谁不喜欢对着任务清单逐项打钩的快感呢?但我们最终却牺牲掉了以目标为导向的工作效率和我们的潜力。如果你的工作可以激励你,你就总会找到保证工作效率的新方法。

拉吉·坎纳潘,30岁,青年美国基金会(Young America’s Foundation)创业与自由企业中心总监

把不必要的任务放在一边。我们每天会遇到许多选择,比如我们需要决定在各种项目、义务、优先事项等等花费多少时间。我发现你可以拒绝许多项目,把主要精力用于完成最重要的工作,这些工作能够让我所在的组织为改善人们的生活创造更大的价值。

设定最后期限

科迪·霍纳尼安,30岁,学生债务危机中心(Student Debt Crisis Center)计划主任

设定最后期限可以帮助你实现你想得到的结果。我们从事的倡议工作需要快速响应,许多项目会因为新闻或政策变化发生偏离。这意味着我们必须足够灵活,能够及时调整规则。尽管如此,设定一个最后期限可以给我们施加压力,促使我们保证工作效率。

退一步,海阔天空

阿里安娜·辛普森,30岁,安德森-霍洛维茨(Andreessen Horowitz)普通合伙人

有时候我们会不堪重负,有时候你需要承认自己效率低下。

面对一个棘手的问题,当你第二天早上精力充沛的时候再来看它,你会发现它不再难以解决。承认自己需要暂停工作,拿出时间去考虑其他事情,或者休息一番,让自己精力充沛地开始工作、解决问题。

本杰明·巴克尔,23岁,美国保护联盟(American Conservation Coalition)创始人兼总裁

留出属于自己的时间,并且不必因此有任何负罪感。今天人们最大的失败之一是不断加班让自己变得筋疲力尽。如果你总是能够给自己留出时间,你就会发现自己将变得更有效率,而且会比以前快乐十倍。你应该得到良好的睡眠,暂时忘掉工作,用心维护自己的人际关系。

如果你不在这些事情上花心思,你在职业上的成功也将难以长久,而且你的工作效率也会不断下降。(财富中文网)

译者:刘进龙

审校:汪皓

Pandemic life can be hard for just about anyone, including this year’s class of the Fortune 40 Under 40.

The past 18 months have been a never-ending spell of anxiety, COVID-19 cases, and horrid news cycles—making work that much more of a challenge. Yet the members of our latest 40 Under 40 have managed everything from creating a COVID-19 vaccine to winning a Pulitzer Prize to running a $39 billion company. So to understand how this year’s 40 Under 40 does it, we’ve asked members to share their best productivity tips. Here’s how they get it all done.

Plan it out

Megan Quinn, 39, COO of Niantic

To the greatest extent possible, I theme my days. Mondays are devoted to internal leadership meetings as well as [one on ones] with my direct reports. These meetings shape the priorities for the week and ensure everyone is aligned. Tuesdays are largely for external meetings with partners, Wednesdays and Thursdays for internal reviews, and Fridays are for all-company meetings and longer-term planning. Every day is for recruiting as Niantic is in a period of hyper-scale.

My calendar shapes my days, and I could find myself in meetings from sunup to sundown, so I’m careful to book slices of solo work throughout the week, and endeavor to keep Friday afternoons completely open for wrap-up work or last-minute urgent conversations. It all sounds very tactical, but theming my days gives the week some predictability and shape that has the downstream effect of ensuring I’m spending my time and energy effectively with as little context switching as possible.

Fidji Simo, 35, CEO of Instacart

I start each week by blocking an hour of my time to make sure that my goals for the week are clear and that my priorities are reflected in how I spend my time. I also maintain a “canonical week” that creates predictability for my team and [me] regarding the type of topics and meetings I’ll have each day. Most importantly, I block a chunk of time each week for learning, so that I can always stay ahead of what I need to know to make the best decisions for the company.

Jessica Raasch, 38, senior design manager for Target

This is by no means innovative but: lists! I make lists for everything, it helps me organize my brain and my life. It also helps me prioritize what needs to get done first (and what can sit on the back burner for a bit).

Define your goals

KeyAnna Schmiedl, 36, global head of culture and inclusion at Wayfair

Align with your team and key stakeholders on what the priorities are. If you spend enough time curating a list of priorities that have been refined by your team (directs, peers, etc.) as well as key stakeholders, it makes it that much easier to determine when or what may need to be pushed off or what will need to be adjusted. Once that list is established, prioritize deep relationships as it will help you to better calibrate outcomes the first time.

Hit the ground running

Ed Yong, 39, staff writer at The Atlantic

At the end of the day, park downhill. I like to stop bits of writing midway through so I can hit the ground running the next morning without having to face the horror of a blank screen.

Cut out the noise

Hamilton Bennett, 36, senior director of vaccine access and partnerships at Moderna

Focus on the things that matter to you, that bring you energy. We can easily be distracted by small tasks that give the illusion of productivity, and while this may feel rewarding in the moment—who doesn’t like to check that box?—we ultimately sacrifice our goal-oriented productivity and with it, our potential. If your work is energizing, you will always find new ways to be productive.

Raj Kannappan, 30, director of the Center for Entrepreneurship and Free Enterprise at Young America’s Foundation

Eliminate the nonessentials. We encounter many choices over the course of the day that require us to determine how much time we spend on various projects, obligations, priorities, and so on. I have found it helpful to say no to many projects in order to prioritize the most important ones—the opportunities that can significantly increase the value my organization can contribute to people’s lives.

Set deadlines for yourself

Cody Hounanian, 30, program director of the Student Debt Crisis Center

There is something about setting a deadline that helps manifest the reality you hope to see. In the rapid-response advocacy work that we do, projects can be derailed by the news cycle or by policy changes. That means we have to be flexible enough to move our goalposts. Despite that, setting a deadline puts the fire under our feet to stay productive.

Take a step back

Arianna Simpson, 30, general partner at Andreessen Horowitz

There’s a time for grinding, and there’s a time for recognizing when you’re no longer being effective.

Often a challenging problem feels a lot less insurmountable when you revisit it with fresh eyes the following morning. Recognize when it’s time to log off, give yourself time to think about something else, or just recharge and return to the work and the problem fresh.

Benji Backer, 23, founder and president of the American Conservation Coalition

Take time for yourself and don’t feel guilty about it. One of the biggest failures people make today is burning out from overworking. If you take time for yourself consistently, you’ll end up being more productive and 10 times happier. You deserve to get solid sleep, unplug from work, and invest in your relationships.

If you don’t give yourself an opportunity to do those things, all of your professional success will be short-term, and your productivity will eventually decrease.

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