作者：David Shipley, Will Schwable

    有时候，电子邮件会给成功人士带来不良影响。比如不久前离职的喜达屋酒店（Starwood Hotels）首席执行官史蒂文•海耶尔（Steven Heyer）。他在 4 月下台，据说，公司的董事会逼他解释他与一位年轻女员工的暧昧邮件。在沃尔玛高级副总裁朱丽•罗姆（Julie Roehm）的不当解雇案中，核心内容就是一封电子情书。还有一种实际上是跟踪软件的假电子邮件，专用来搜查不忠心的董事会成员，导致惠普公司（Hewlett -Packard）的帕特里夏•邓恩（Patricia Dunn）离职。

    电子邮件并非只用来诱捕高管。伦敦的律师事务所 Baker & McKenzie 的 IT 专家理查德•菲利普斯（Richard Phillips）因为秘书把蕃茄酱洒在他的裤子上，便要求她支付 4 英镑的干洗费。秘书决定把邮件转发给同事，菲利普斯很快成了“蕃茄酱裤子”逸事的主角。

    我们大多数人都有基本常识和良好的价值观，是不会出这样的问题的。但是，在电子邮件里，就会出现很多灰色地带。即便是明辨是非的高管，他们在人力资源会议上能保持清醒，但却因为不注意细节或是其他不经意的疏漏而栽跟头。幸运的是，遵守几条基本规则会有帮助。

    第一步是了解调查者在寻找什么。最新的软件不仅仅在搜索热门的词汇或短语，比如“内幕交易”或“让我们在明天下午 3:47 违法”。Cataphora，一家帮助律师从数以百万计需要分析的电子邮件发掘数据的公司，正采用小趋势搜索软件，搜索故意晦涩的语言（“我们说的那件事”）、表示忧虑的词汇组合（“睡不着觉”、“困惑和迷茫”、“后悔”）。有句话在一项涉及软件业公司欺诈的调查中被当成了确凿证据：“我们能谈谈我们前两天在谈论另一件事的时候所说的那件事吗？在我拜访你的时候？非常紧急。”

    公司不仅要检查邮件里的词汇，还要检查邮件发送习惯的变化。一个本该在朝九晚五之间发送邮件的会计，却在半夜里和别人联系，因而受到调查。Cataphora 的首席执行官伊丽莎白•查尔诺克（Elizabeth Charnock）说：“既然你无法知道公司和你本人什么时候会惹上官司，你就会竭尽全力不让你的电子邮件成为公司的审查对象。”

    即便看起来没问题的邮件题目也可能惹上麻烦─尤其是当你撰写新主题而不更换题目的时候。比如你 1 月份的题目栏里有 X 公司，然后你像大多数人那样，把它留在那里，即便你已经不再发送有 X 公司字样的邮件了。假如 X 公司在 4 月份陷入法律纠纷，你所有带 X 公司字样的邮件都可能被审查，即使那些邮件与 X 公司并无关系。

    在一项白领犯罪案中，受调查者在邮件中写到了工作和对捆绑游戏的喜爱。当然，捆绑游戏和当时他手头的事务并没有什么关系。但是，由于该邮件被列入可疑邮件，知道它内容的人变得很多，这可能是发送邮件者很不愿意看到的。

    越是办公室的上班族，越容易低估技术尤其是电子邮件的危险。你可以把技术想象成一台机器，使用它的员工不仅会伤害到自己，还会殃及整个组织。公司应该仅让少数受过完善培训的员工来操作它。当然，对电子邮件来说，这是不可能的。它的易用性使我们看不到它的危险。直到我们的裤子粘上蕃茄酱，脸上被砸了鸡蛋，我们才发现它有多危险。

    译者：古正