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专栏 - 人间烟火

管理时间是空话,集中精力吃青蛙

David Chard 2014年01月24日

查大伟(David Chard)是一位领导力培养顾问,在亚太地区拥有30年的从业经验。作为联心管理顾问有限公司(EngagingMinds)的创始人,他全身心致力于通过领导力和领导策略实现个人和组织向敬业型转变。他普通话流利,经常来往中国。他的联系方式是:info@engagingminds.biz
别再想着管理时间了。找出你一天、一周、一个月、一年、一生中最重要的三件事,它们就是你必须吃掉的“三只青蛙”。利用帕累托定律,每天划出20%的时间,集中精力,专门对付这三只青蛙。坚持不懈,你的人生就能取得完全不同的成就。

    “如果你必须吃掉一只青蛙,不要长时间盯着它看。如果你必须连着吃掉三只青蛙,记得要先吃掉最大、最丑的那只。”

    ——博恩•崔西,《吃掉那只青蛙》(Eat That Frog!)一书的作者

    如今这个世界日益复杂,我们承受的压力越来越大。在寓意奔腾向前的马年即将来临之际,我们很有必要重新审视备受世人推崇的“时间管理”这个理念。每天的时间似乎永远也不够用,不足以让我们完成所有想完成的事情。那么,为什么有些人总能更有效地利用时间,从而取得比其他人更大的成就呢?

    受本文开头博恩•崔西这段话的启发,我们先把“管理时间”放到一边,去“吃掉三只青蛙”吧。此话怎讲?这里说的当然不是你在餐厅吃的青蛙!相反,我们指的是“三的法则”(The Rule of Three),一项屡试不爽、旨在帮助我们有效使用时间以获得杰出成就的策略。想了解更多吗?那要看你能不能腾出几分钟读完这篇文章。这几分钟或许会重塑你对“时间”的理解,同时引导你在2014年获得新的成就。你或许将一马当先,让其他人望尘莫及!如果你想受益于“三的法则”,请立刻做以下五件事情。

    1. 明确你的“三只大青蛙”。问自己一个问题:“如果我只能在2014年完成一件将对我的工作和事业产生最大影响的事,它会是什么?”把它写下来。然后再找出一个,也把它写下来。最后再写一个。这就是你的“三只青蛙”。它们很可能是一些非常重要,需要你持续保持专注度才能完成的大事。它们又大又丑!把你的注意力缩小到“三大”重要目标之后,再开始运用时间管理的帕累托定律:“80%的成就源自20%的活动。”它意味着,在一个8小时工作日,效率的差异往往取决于一小时。问题是:你将如何使用这一个小时?

    

    

    2.先吃掉“最大、最丑的那只青蛙”。我们所说的“又大又丑”指的是,这三项目标中比其他两项更重要、更困难的那个目标。歌德说:“最重要的事情绝不能受制于最不重要的事情。”为了专注于最重要的活动,每天至少在它身上投入你20%的时间,你需要应用史蒂芬•柯维的“时间矩阵”(Time Matrix)。这套矩阵标注了“紧急的”和“重要的”任务,如下图所示:

    迅速分析这套时间矩阵之后,你就会清楚地发现,最有效的利用时间方式就是专注于矩阵右上角那些“重要但不紧急的”活动。是的,会有许多人和事以“万分紧急”之名,要求你投入时间。其中一些也的确比较重要,不能回避。但除非它们与你的某只“青蛙”有关,你会发现,忙碌了一阵子后,你的时间被一些无法帮你在优先事项上获取进步的事情消耗掉了。耗费时间从事“不紧急,不重要”的活动,这种诱惑总是存在,这些充满乐趣的娱乐活动只会“浪费你的时间”,不会帮助你获得任何进步。

    此处蕴含的信息是:每天至少投入20%的可用时间,从事你的“三只青蛙”之一,它们皆是“不紧急,但重要的”活动。如果你不这样做,你就会身心疲惫,总是被一些紧迫的问题和危机牵着走。简而言之,你会“失控”,任由一些堪称“时间大盗”的“紧急”活动摆布。

    3. 每天保护自己的“青蛙时间”。如何确保你每周有足够时间专注于那些“又大又丑的青蛙”?答案“非常简单,但不容易做到”。它意味着,你需要在你可利用的时间周围划出保护圈,不惜一切代价守住这个保护圈,以有效利用时间。简单地说,“保护你的时间”意味着你必须:

    • 对一些浪费时间的活动说“不”,比如各种打扰,不必要的电话,会议和电子邮件等等。

    • 在日历上划出“青蛙时间”,给予它“神圣不可侵犯”的地位,这样你就可以确保专注于优先事项的时间。

    • 关掉手机,忽略电子邮件,关上门,在允许的时间内“吃掉尽可能多的青蛙”。

    如果有人想打断你,只需向他们解释,这是你的“青蛙时间”,你晚些时候会与他们联系。随着时间的推移,人们就会开始尊重你集中精力的方式,他们肯定也将注意到你正在产生卓有成效的成果。所以:请务必保护你的时间,专注于重要活动,做一个有效利用时间的榜样。

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