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我如何管理自己的时间——科维的方法

Leigh Gallagher 2011年04月30日

富兰克林·科维能不能帮助一个总在办公桌前吃午餐、压力过大的编辑,把她变成一个有效的时间管理者?

(来源:Basex Productivity Research Firm)

    和这个国家中其他工作忙碌而工资低微的人一样,我很庆幸自己在2010年没有失业——而且工资还涨了不少。几个月过去了,工作开始堆积起来,我在职业生涯中头一次开始思考我一直嗤之以鼻的那些时间管理理论。

    同事们提出了一些建议:有个人告诉我一个包括12个步骤的方法(减少收发电子邮件的时间,少用实时更新信息的网络服务),以提高效率。另一个人向我提到了风险资本家弗雷德·威尔森(Fred Wilson)的那篇“宣布电子邮件破产”的博客。还有一位告诉我一种“十加二再乘五”的方法,也就是说,集中精力工作10分钟,休息两分钟,这样反复一个小时。但是,这些方法都是说起来容易做起来难。

    所以,当《财富》杂志的母公司举办为期一天的富兰克林·科维(Franklin Covey)时间管理方法培训的时候,我立刻抓住了这次机会。我要成为一个效率狂人!我能在一天里挤出更多的时间!我可以利用那些连我自己都不知道的资源!讲座的题目叫做“专注:完成对你来说最重要的事情”,整整八个小时。当它被安排在我们本来就十分忙碌的一天时,受到了同事们辛辣的讽刺。我自己也强烈希望能取消这门课程,但最终抵制了这种念头。

    我们的老师维基·吉尔摩尔(Vicky Gilmore)向我们介绍了这门课程的核心内容之一:富兰克林的时间矩阵。这种方法把所有的工作用两个坐标轴划分为四个象限,纵坐标表示“紧急”或“不紧急”,横坐标表示“重要”或“不重要”。最好的是第二象限——不紧急,但是很重要,也就是你可以从容地完成的重要任务,没有时间压力。最糟糕的是第四象限——不紧急,也不重要,也就是没有用的、浪费时间的任务。(无所事事,也并非完全没有价值:吉尔摩尔告诉我们,一边叫寿司外卖,一边看肥皂剧《30 Rock》,实际上是属于第二象限的。加油学吧,时间矩阵!)

    吉尔摩尔说,我们的目标就是“生活在横坐标的上半部分”,也就是永远确保你正在做的工作是重要的。虽然我很喜欢时间矩阵,但我更喜欢后面的实用技巧部分。例如,我们观看了一个非常有效的史蒂文·科维(Steven Covey)的视频,讲述的是一位妇女试图在一个已经装满了小卵石的水桶里再放一堆大石块(你明白这其中的隐喻吗?)。吉尔摩尔还给了我们一些实际的忠告:把令人生畏的大型任务分成若干个能用45分钟完成的“可行的小任务”;在制定一周计划时,要先为那些最大的项目(大石块)留出空间;为了避免使自己陷入不利的局面,只给65%的时间安排上工作。还有最重要的一点:关掉“幽灵提示”。就是在电脑屏幕上弹出的、提醒你收到新邮件的小窗口,这可以极大地避免精力分散。

    在这次课的最后,吉尔摩尔传授给我们一个最重要的经验。他向我们介绍了另一种科维主义:这就是“磨刀不误砍柴工”的道理,从感觉上很紧迫但实际并非如此的事情上省下一些时间,去做长期来看有益的事情。(就好比一个伐木工,如果他不愿意花时间磨刀的话,几天以后,他的工作效率会越来越差。)后来我听说,有人认为这句话实际上是林肯总统说的,但不管怎么说,对我来说,这都是奇妙的一刻。我一直知道,自己总是被一些小事情包围。现在这种状况有一个名字了,一个类比——史蒂文·科维主义——让自己像激光一样专注(也许像一把磨光的锯子一样)。我认识到,在办公桌上吃午饭,就是一种典型的不愿意花时间磨刀的行为。当时间管理课程正好赶上被遗忘了很长时间的某项任务的截止日期时,我一时冲动地想取消它,也属于这种行为。

    上这次课值不值得呢?我一直还在遵循的那些原则实际上只需要两个小时就能学会了,而不需要八个小时——当我试图弥补落下的工作时,认为这真是一个讽刺。我还发现自己每天都在应用那些原则:我现在制定时间表的方式和以前不一样了,把更多的精力放在重要的事情上,关掉电子邮件的提示框,也发挥了奇迹般的作用。(真的,你也试试吧!)我还没有完全改变过去的毛病,虽然我能轻松地告诉你如何关闭提示框,但在我不愿意磨刀的时候,通常要花整整三个月的时间,才能说服自己去磨刀。

    译者:廉晓红

 

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    你最优秀的员工会不会在有条件的时候离你而去?数字人才中介Hired Guns的总裁艾利森·海明 (Allison Hemming)教你几个留住明星员工的招数

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查查行情

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安排面谈

    不过,你要保持表情平静。如果要谈新的奖金结构或是新的职务,要让明星员工告诉你他的需要:这并不总是跟现金有关。要诚恳地讨论长期职业潜力。然后,制定一个竞争计划。

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    如果他们值得加薪或升职,就照办。如果你一定要等到年底,就确保他们知道要到年底。然后,再来点公开表扬。公开表扬不仅让相关员工感觉良好,也让其他人理解了你对优秀的定义。

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